واگذاری اختیارات به تیم‌های خودسازمانده

معنی این جمله که می گوید: « تیم های چابک خود سازمانده هستند» چیست؟ و اینکه اصطلاح درستی است؟ برخی از افراد می گویند تیم ها خود مدیریت هستند. برای درک اینکه کدام یک از این اصطلاحات مناسب تر است بیایید چهار سطح از خودمختاری را که تیم ها می توانند داشته باشند را در نظر بگیرید.

چهار راه توزیع اختیارت:

ریچارد هاکمن استاد دانشگاه هاروارد چهار سطح تخصیص اختیار و قدرت به تیم ها را مورد بررسی قرار داده است. بیایید نگاهی بیاندازیم به  چهار سطح واگذاری قدرت به تیم ها از منظر هاکمن با شروع از کمترین سطح.

یک تیم با کمترین سطح اختیار توسط یک مدیر هدایت می شود (Manager-led). این گونه تیم ها برای انجام کارهای تخصیص یافته به آنها اختیار و قدرت دارند ولی بر روی فرآیندهایشان هیچ گونه قدرت و اختیاری ندارند و فقط مدیر بر این فرآیندها مدیریت دارد.

سطح دوم از منظر هاکمن تیم های خود مدیریت (self-managing) هستند. یعنی علاوه بر اختیار و قدرت در انجام وظایف می توانند فرآیندهایشان را نیز خود مدیریت کنند. تیم خود مدیریت می تواند تصمیم بگیرد چگونه کار کند به عنوان مثال می تواند درباره استفاده و بکارگیری نگرش چابک تصمیم گیری کند.

با افزایش سطح اختیار ، با تیم های خود طراح (self-designing) مواجه می شویم. آنها می توانند کسانی که در تیم هستند را تعدیل یا تغییر دهند.  این نوع از تیم‌ها می توانند فردی را از تیم اخراج کنند، می توانند در مورد انتقال یا استخدام افراد دیگر در تیم و … تصمیم گیری کنند. در برخی از موارد هم تیم‌های خود طراح اختیار گزارش دادن به افراد مرتبط داخل تیم یا خارج تیم را دارند.

آخرین نوع از تیم ها، و یکی از مختارترین آنها، تیم های خودمختار (self-governing) هستند. تیم های خودمختار علاوه بر سایر اختیارات، اختیار تغییر اهداف اصلی تیم را هم دارند. تیم های خودمختار می توانند تصمیم بگیرند به جای یک محصول اندازه گیری صوتی یک بازی ویدئویی بسازند.

در جدول زیر چهار سطح اختیارات و قدرت تیم ها جمع بندی شده است.

چهار نوع تیم و اختیارات آنها در دیاگرام زیر نیز نشان داده شده است.

کجای این سلسله مراتب برای خودسازماندهی مناسب است؟

در سلسله مراتب قدرت و اختیارات هاکمن، تیم های خودسازمانده (self-organizing) چابک در کلاس تیم های خود مدیریت قرار می گیرند. تیم های خود سازمانده چابک کارهایشان را خود مدیریت می کنند: کدام یک از افراد تیم باید این وظیفه را انجام دهد؟ و همچنین درباره چگونگی انجام آن کار هم خودشان مختار هستند: باید با اسکرام شروع کنیم یا کانبان؟ اسپرینت ما باید چقدر طول بکشد؟

تیم های چابک خود طراح و خودمختار نیستند، به عبارت دیگر تیم های خود سازمانده بر روی وظایف و فرآیندهایی که استفاده می کنند مختار هستند اما اختیاری بر روی نفراتی که باید در تیم باشند یا اهداف تیم ندارند.

تیم های چابک خود سازمانده هستند یا خود مدیریت؟

هر کدام از اینها را می توانید در نظر بگیرید. اما من اصطلاح خود سازمانده را به دو دلیل ترجیح می دهم :

نخست اینکه، در اولین مقاله منتشر شده درباره چابک نویسندگان مقاله تاکوچی و نوناکا از اصطلاح خود سازمانده به عنوان یکی از شش ویژگی مورد نیاز برای ایجاد یک فرآیند انعطاف پذیر سریع نام برده اند.

دوم اینکه من ریشه های اصطلاح خود سازمانده را در نظریه آشوب یافتم که در فکرکردن درباره رفتار تیم مفید است. گرد آمدن و ازدحام پرندگان در پرواز یک رفتار خود سازمانده است. یا یک کلونی مورچه، یک کندوی زنبور عسل و یا الگوی ماشین ها در بزرگراه. این مثالها از خود سازماندهی در طبیعت، اغلب نمونه های مفیدی برای نشان دادن معنای خود سازماندهی تیم های چابک هستند.

مثلا من اغلب شهر سنجابهای زمینی را می بینم، مجموعه ای از تونل هایی که این حیوانات کوچک آن را حفر کرده اند. این موجودات تونل های خود را بر مبنای یک طرح جامع پیش بینی شده حفر نمی کنند. آنها حفر می کنند و اگر به صخره ای برخورد کردند اطراف آن را حفر می کنند. تیم کار خود را در یک جهت شروع میکند، اگر ثابت شود مسیر نامعتبر است تیم در اطراف مانع تغییر مسیر می دهد درست مانند سنجاب های زیر زمینی.

خود سازماندهی به دو دلیل ذکر شده  مورد ترجیح من است اما خود مدیریت هم به همان اندازه خوب است اگر شما آن کلمه را ترجیح می دهید.

ترجمه : حسین شاهرخی

منبع