نحوه برگزاری درست رویدادهای اسکرام

فرداى آن روز دوباره شهریار کوچولو آمد.
روباه گفت: -کاش سر همان ساعت دیروز آمده بودى. اگر مثلا سر ساعت چهار بعد از ظهر بیایى من از ساعت سه تو دلم قند آب مى‌شود و هر چه ساعت جلوتر برود بیش‌تر احساس شادى و خوشبختى مى‌کنم. ساعت چهار که شد دلم بنا مى‌کند شور زدن و نگران شدن. آن وقت است که قدرِ خوشبختى را مى‌فهمم! اما اگر تو وقت و بى وقت بیایى من از کجا بدانم چه ساعتى باید دلم را براى دیدارت آماده کنم؟… هر چیزى براى خودش قاعده‌اى دارد.
روباه گفت: -این هم از آن چیزهایى است که پاک از خاطرها رفته. این همان چیزى است که باعث مى‌شود فلان روز با باقى روزها و فلان ساعت با باقى ساعت‌ها فرق کند. مثلا شکارچى‌هاى ما میان خودشان رسمى دارند و آن این است که پنج‌شنبه‌ها را با دخترهاى ده مى‌روند رقص. پس پنج‌شنبه‌ها بَرّه‌کشانِ من است: براى خودم گردش‌کنان مى‌روم تا دم مُوِستان. حالا اگر شکارچى‌ها وقت و بى وقت مى‌رقصیدند همه‌ى روزها شبیه هم مى‌شد و منِ بیچاره دیگر فرصت و فراغتى نداشتم. (شازده کوچولو)

این روزها که با تیم‌های مختلفی کار می‌کنم همان مشکل روباه داستان شازده کوچولو را می‌بینم. در ظاهر، بسیاری از تیم‌ها اسکرام کار می‌کنند ولی رویدادهای آن را به بدترین شکل ممکن یا هر ازگاهی و هر وقت فرصت شد اجرا می‌کنند.

در این نوشته قصدم این است که بیشتر دلیل فلسفی رویدادهای اسکرام را با هم مرور کنیم.

نقش آیین ها در زندگی بشر

انسان های باستانی از طریق آیین ها و جشن ها در زمان های مشخصی در هر سال، زمان گذشته را به پشت سر می‌گذاشتند و خود را در ابتدای زمانِ جدید قرار می‌دادند و با نیرو و توانِ مضاعف و با امیدواری و شادی، زندگی را دوباره آغاز می‌کردند.

اما در روزگار ما، حداقل از زمان دکارت به بعد، باورمندی انسان متجدد نسبت به آیین ها روز به روز تقلیل یافته است و فقط به زمان تاریخی معتقد گردیده است و خود را در مقابل گذشتِ زمان، تنها تر و بی پناه تر کرده است. (الیاده)

رویداد ها برای ایجاد تفاوت هستند

اگر دقت کرده باشید، در داستان شازده کوچولو می خوانیم که “این همان چیزی است که آدم ها فراموش کرده‌اند، این همان چیزى است که باعث مى‌شود فلان روز با باقى روزها و فلان ساعت با باقى ساعت‌ها فرق کند”

تفاوت در آیین سازی است

در فرهنگ معین برای آیین چنین تعریفی داریم : آئین : ۱ – رسم ، عادت . ۲ – معمول ، متداول ، مرسوم ، سنت . ۳ – شیوه ، روش . ۴ – کردار. ۵ – قاعده ، قانون

ما در رویدادهای اسکرام بدنبال ایجاد آیین هستیم، آیین یعنی ایجاد تفاوت، یعنی روزها عین هم تکراری نباشند. مثلا دو هفته یکبار چهارشنبه ها رویداد بازبینی و بازنگری اسپرینت را داریم. دو هفته یکبار رویداد برنامه ریزی اسپرینت هست. دو اسپرینت یکبار رویداد برنامه ریزی ریلیز است.

فرض کنیم، شب یلدا. شب یلدا چه زمانی است؟ آیا زمان برگزاری آن هر سال تغییر می‌کند؟ چه کارهایی در این روز انجام می‌شود؟ از چند هفته قبل مردم در تدارک دورهمی برای آن هستند؟

مشکل رویدادهای اسکرام چیست؟

مشکل رویدادهای اسکرام دقیقا در این است که رویداد نیستند، بیشتر یک جلسه هستند. البته اشتباه نکنید، قصد من این نیست که رویدادهای اسکرام را با آیین های مذهبی مقایسه کنم. بلکه بیشتر بحث ایجاد آیین و اینکه انسان چقدر با آیین ها می تواند رابطه برقرار کند است.

۱- آیین ها زمان خاص و تکرار پذیر دارند: مثل شب یلدا، آخرین روز پاییز هر سال. آیا می توان یکسال آن را آخر پاییز برگزار کرد، و سال دیگر وسط تابستان و … .

۲- آیین ها شیوه برگزاری خاص دارند: مثلا برای شب یلدا: حافظ خوانی، انار، … (در مناطق مختلف مراسم متفاوتی برگزار می شود)

۳- آیین ها جزوی از فرهنگ هستند و دائم برگزار می شوند: برای پایداری رسوم باید این آیین‌ها دائم برگزار شوند، واگرنه این فرهنگ از بین می رود.

مانند تمامی خواص آیین ها، رویداد های اسکرام نیز باید بدین صورت باشند. ۱- رویداد ها در نظم و توالی خاص برگزار شوند ۲- شیوه برگزاری مشخصی در آنها باید وجود داشته باشد(همانطور که شهرهای مختلف مراسم ها را به شیوه‌های مختلف برگزار می‌کنند، تیم‌ها نیز می‌توانند شیوه های خودشان را داشته باشند ۳- دائم رویداد‌ها را برگزار می کنند.

آیا فقط اسکرام رویداد دارد؟

نه! طبیعا تیم شما به آیین های مخصوص خود نیاز دارد. آیین هایی که روزها را برای آنها از تکراری بودن دربیارد. مثلا در شرکتی روز تولد نفرات، مراسم خاصی برگزار می کنند. یا در روزهای خاص کارهای خاصی انجام می دهند و این دقیقا یعنی فرهنگ یا بعبارتی فرهنگ سازمانی.

باید دقیقا این را بدانید، داشتن آیین های مخصوص سازمان خودتان، باعث می شود تا فرهنگ خاص و قوی خودتان را داشته باشید.

برای مثال در مورد این موضوع فکر کنید”ن وقتی نفر جدیدی  وارد تیم می شود، این کار همیشه چگونه انجام می شود؟ مراسم خاصی دارید؟”

اما در مورد استثنات چطور؟

همانطور که شاید به ذهن شما خطور کند، ما نرم افزار تولید می‌کنیم، ما خیلی از موارد را نمی توانیم پیش‌بینی کنیم، ما اتفاقات بدی می‌توانیم داشته باشیم که نتوانیم رویدادهای اسکرام را برگزار کنیم، رویداد الهی نیست که گناه کبیره کرده باشیم، حالا یکبار انجام نشود.

کاملا حق با شما است، اما فقط دو چیز را به خاطر داشته باشید:

۱- استثنات هست ولی از اسم استثناء مشخص است که استثناء است و نه چیزی که خود آن تبدیل به یک آیین بشود. یعنی برگزار نکردن منظم رویدادها بشود روال تیم.

۲- در صنعت نرم افزار تا انجایی که به یاد داریم، همیشه فشار بوده، همیشه قرار بوده یک زمانی پیش بیاید که این فشار کمتر شود تا با خیال راحت رویداد برگزار کنیم، اما هیچ وقت این فرصت پیش نمی‌آید. در تجربه من، این استثنات در بسیاری اوقات بهانه ای برای از زیر این موارد در رفتن است. تیم هایی واقعا چابک هستند که بتوانند چابکی خود را تحت فشار حفظ کنند نه اینکه با کمترین فشار تمامی فرآیندهایشان از هم بپاشد و سیستم بازی علی اصغری را پیش بگیرند.

چابک و موفق باشید