ایجاد فضای بهبود مستمر واقعی با O`POPCORN

ایجاد بهبود مستمر از طریق تجربه گرایی به وسیله O`POPCORN

یک مدل outcome-oriented برای بصری سازی جریان کاری اجایل کوچ ها و اسکرام مسترها

نویسنده: حسین سعیدی نژاد – اسکرام مستر شرکت داتین

“من دیگر نمی توانم در تیمم تغییری به وجود بیاورم، نیاز دارم تا فضای جدیدی را تجربه کنم، شاید در فضای جدید موثرتر بتوانم عمل کنم” این جملات را رامین که اسکرام مستر یک تیم است به زبان آورده است رامین معتقد است تیمش نسبت به تغییرات مقاوم است و کارهایی که انجام می دهد به چشم نمی آید و نتایج کارهایی که انجام داده است نادیده گرفته می شود. همچنین رامین گاها چالش را فراموش می کند و فقط به راه حل ها فکر می کند در نتیجه نمی تواند اثر بخشی اقداماتی که انجام داده است را بسنجد. از طرفی بعضی از مواقع حس می کند که موانع زیادی در راه ایجاد تغییر وجود دارد و حس می کند که نمی تواند . اگر فکر می کنید چالش شما با رامین مشترک است با ادامه مقاله همراه باشید 🙂

معرفی مدل O`POPCORN

مدل O`POPCORN مدلی است که در آن در اولین قدم به برآیند یا Outcome کار توجه شده است و یک روش خوب برای بصری سازی جریان تغییرات در تیم ها است. نکته بسیار مهم در این مدل تجربه گرایی  بودن این مدل است. چرا که  در این مدل همانطور که در اسکرام آموخته ایم از تجربه گرایی برای حل مسائل پیچیده استفاده می شود.این مدل دو سطح کلی دارد که سطح اول برنامه ریزی (planning) و سطح دوم اجرا(exploit) است. مراحل مختلف تکمیل این جریان را در ادامه خواهیم دید:

برنامه ریزی

Outcome

نخستین قدم برای به جریان انداختن این مدل تعریف Outcome هایی است که می خواهیم به آن ها برسیم. برای آنکه بتوانیم        Outcome را تعریف کنیم نیاز است آن را بشناسیم. Outcome یا برآیند، هدف هایی هستند که قرار است در پایان یک دوره زمانی و بعد از انجام یک سری اقدامات به آنها برسیم. در این مدل فارغ از هر چیزی ابتدا تصویری که به طور مثال بعد از ۳ یا ۶ یا هر دوره زمانی که مورد توافق است را  را ترسیم می کنیم. یکی از نشانه هایی که می توانیم در تعریف Outcome توجه کنیم تکمیل عبارت”می خواهیم …” و پرهیز از عبارت “نمیخواهیم….” است. شاخصه اصلی یک Outcome مثبت بودن و قابل دسترس بودن آن است.

Problem/observation

در راه رسیدن به هر هدفی مشکلات مختلفی وجود دارد که مارا از رسیدن به آن دور می کند. در این مدل در قدم بعدی تمامی مشکلاتی که وجود دارد که مانع رسیدن به …. می شود را مشخص می کنیم. در این مرحله، کوچ از طریق مشاهده و راه های دیگر می تواند مشکلات را شناسایی و لیست کند.

Options

تمامی گزینه هایی که ممکن در راستای حل مشکلات طرح شده در قدم قبلی موثر باشند را در این مرحله می نویسیم

Possible Experiment

با توجه به وضعیت فعلی تیم بعضی از گزینه ها در بین گزینه های مطرح شده در مرحله قبلی قابلیت اجرا شدن یا شکسته شدن به کارهای کوچک تر را دارند. پس سعی میکنیم آنها را شناسایی کنیم . پیشنهاد می شود از تمرین Job to be Done یا فرمت زیر برای این مرحله استفاده کنید:

  Committed

با تیم خود بر روی یک یا دو تا از آزمایشاتی که در مرحله قبلی مطرح شده است توافق می کنیم و متعهد به انجام آن ها می شویم. در تعهد خود مدت زمانی که نیاز است بر روی این آزمایش کار کنیم و توقعاتی که از انجام آزمایش داریم را نیز بیان می کنیم و بر روی آن ها نیز متعهد می شویم

اجرا

Ongoing

از بین گزینه هایی که بر روی انجام آن ها متعهد شدیم کارهایی را برای انجام در این ستون قرار می دهیم و تاریخ بازنگری را بر روی آن یادداشت می کنیم

Review

در این مرحله می خواهیم اثربخشی ، پیشرفت و آموخته های خود را بازنگری کنیم پس در این مرحله نیاز است پرسش های زیر مطرح شود :

• بر روی چه هدفی توافق کردیم؟
• برای رسیدن به هدف چه آزمایشاتی را توافق کردیم که انجام دهیم؟
• کدام یک را انجام دادیم؟
• با انجام این آزمایش توقع داشتیم چه اتفاقی رخ دهد؟
• چه اتفاقی در واقع افتاد؟
• چه چیز هایی را آموختیم؟
• بر اساس آموخته ها قدم بعدی چه چیزی باشد؟

Next

قدم بعدی را بر اساس توافقی که در مرحله قبلی داشته ایم تعریف می کنیم و آن را انجام می دهیم 

نکات

• تجربه نشان داده اضافه کردن ستون انجام شده (Done) ذهن مارا به سمت اینکه به نتیجه کامل رسیدیم هدایت کند . پیشنهاد می شود از قرار دادن این ستون در انتهای این مدل اجتناب کنید تا روند بهبود را تا حصول نتیجه واقعی که همان Outcome است ادامه دهید. 
• شما می توانید با مطرح کردن outcome در جلسه رترو سایر مراحل جریان برنامه ریزی را با تیم تسهیلگری کنید و تیم را برای commitment همراه کنید
• با همراه کردن اعضای تیم و مراجعه به این جریان نتایج کارها نیز برای همه مشخص می شود.
• برای بازنگری دستیابی به Outcome مورد نظر به صورت دوره ای جلساتی را داشته باشید تا بتوانید بازرسی و تطبیق خوبی در مسیر داشته باشید.