1–2–4-ALL – اسکرام ایران

روش۱–۲–۴-ALL یکی از پرکاربرد ترین تکنیک های تسهیل گری liberating structures است. در عرض ۱۲ دقیقه می توانید هرکسی را همزمان تشویق به مطرح کردن سوالات، ایده ها و پیشنهادات کنید. بدون در نظر گرفتن اندازه ی گروه می توانید هر کسی را به صورت فردی تشویق به یافتن پاسخ کنید.این تمرین برای گروه های ۱۲ نفره حتی در سمینارهای بیشتر از ۱۰۰ نفر نیز قابل استفاده است. این روش درهای گفتگو را باز می کند و ایده ها و راه حل ها را به شیوه سریع غربال می کند. از همه موارد مطرح شده مهم تر این می باشد که ایده ها چون از دل خود افراد حاضر بیرون می آید آن ها را پیگیری کرده و مراحل اجرایی را ساده می کنند.

در این مقاله ما به موضوع تفکر درسکوت می پردازیم و نمونه هایی از استفاده ی این روش در تیم های اسکرامی را بررسی می کنیم.

تفکر در سکوت

یکی از پرقدرت ترین قسمت ها در روش ۱–۲–۴-ALL تفکریک دقیقه ای در سکوت است. در این دقیقه از شرکت کنندگان دعوت می شود در یک چالش مشترک که به عنوان یک سؤال مطرح شده اند ، تأمل کنند. به طور مثال:

چه فرصت هایی برای پیشرفت در این چالش می بینید؟
چگونه این چالش را مدیریت می کنید؟
چه ایده ها و اقداماتی را پیشنهاد می کنید؟

زمان گرفتن برای تفکر در سکوت روش معمولی در جلسات و ورک شاپ ها نیست. معمولا یک یا دو نفر گوینده و الباقی شنونده هستند و یا گروه های کوچک در حال کار با یکدیگر هستند و صحبت هایشان را ادامه می دهند، که خوب است قبل از اینکه صحبت در مورد چالش خاصی را شروع کنند زمانی را در سکوت به تفکر و تامل بپردازند.

تفکر در سکوت باید همزمان در گروه انجام شود. به عنوان تسهیل گراین چالش سکوت، باید بدانید: ممکن است افراد سکوت را کمی ناخوشایند بدانند و شروع به سر و صدایی کنند یا عصبی بخندند که دیگران را منحرف می‌کند بنابراین در زمان مناسبی هدف و اهمیت قسمت اول از روش ۱–۲–۴-ALL را توضیح دهید. زمانی سکوت موثراست که تفکر و تامل در سکوت منجر به اولین ایده ها برای چالش در دست بررسی شود.

استفاده در اسکرام

از روش برای کاربردهای داخل و یا خارج اسکرام استفاده می شود

به عنوان بخشی از آموزش اسکرام برای کمک به تعریف اهداف یادگیری: از یک دقیقه تفکر و تامل برای فکر کردن به اهداف شخصی یادگیری استفاده کنید. اهداف یادگیری خود را ابتدا دو به دو سپس در گروههای چهار نفره به اشتراک بگذارید. بعد از ۱۰ دقیقه اهداف افراد به طور کامل به اشتراک گذاشته می شود.
در طول جلسات روزانه اسکرام: بیشتر تیم های اسکرامی جلسه دیلی را برای به اشتراک گذاشتن کارهایی که در روز قبل در جهت رسیدن به هدف اسپرینت، کارهایی که امروز میخواهند انجام دهند و موانعی که برای رسیدن به هدف اسپرینت مشکل ساز می شود را بازگو می‌کنند. اگرچه این پرسش ها تنها توصیه در مورد این جلسه است و تیم های اسکرامی به آن چسبیده اند. اما می توان به این شکل تغییر داد که تنها به این سوال جواب بدهند “بهترین نتیجه ای که امروز می توانیم کسب کنیم چیست؟” با گذراندن مراحل می‌توانند برنامه روزانه خود را تنظیم کنند.
در جلسات بازبینی در سطح سازمان برای شرکت کنندگانی بیش از حد تحت تاثیر مدیران هستند استفاده می شود. با این روش همه ی افراد درگیر می شوند و همه ی نظرات و ایده ها مطرح وشنیده می شوند و البته از آن ها استقبال نیز می شود.
به عنوان بخشی از بررسی اسپرینت برای جمع آوری بازخورد در مورد رشد ، انطباق بک لاگ محصول، تاریخ های اتمام احتمالی را بررسی کنید و تغییرات بازار و استفاده احتمالی از محصول را تجزیه و تحلیل کنید.
در طی جلسه بازاندیشی اسپرینت، برای بررسی چگونگی پیشروی اسپرینت در رابطه با افراد و روابط، به این نتیجه رسیدیم که چگونه اسپرینت بعدی را لذت بخش تر کنید و تعریف “انجام شده” را برای افزایش کیفیت محصول تطبیق دهید.
برای جمع آوری بازخورد (سؤال ، نظرات و ایده ها) به جای استفاده از سوال”آیا سوالی است” که معمولا مطرح می شود از روش ۱–۲–۴-ALL استفاده کنید تا بازخوردهای غنی تری دریافت کنید.
برای باز طراحی جلسات هفتگی مدیریتی.
برای حل یک مشکل یا یک فرصت نوآوری؛ ۱–۲–۴-ALL ساختار مشخصی را برای بحث درباره چالش مورد نظر ارائه می دهند.

مراحل

۱- با یک دقیقه سکوت و تفکر عمیق در مورد چالش که به شکل سوال مطرح می شود شروع کنید

۲- دو دقیقه به صورت جفتی ایده های فکر شده در مرحله تفکر را باهم به اشتراک بگذارید

۳- در گروه چهار نفره ایده های مطرح شده را در ۴ دقیقه مورد بحث قرار دهید تفاوت ها و تشابهات آن را مشخص کنید

۴- ۵ دقیقه برای مطرح کردن ایده ها و راه کارها با پرسیدن این پرسش “کدام ایده در صحبت های شما برجسته تر بود” استفاده کنید. هر گروه یک ایده مهم را ارائه دهد. این چرخه تا هر زمان که نیاز است ادامه دارد.

ترکیب ها

یکی از مشخصه های کلیدی liberating structures این است که با هم به سادگی ترکیب می شوند تا بتوان یک ورک شاپ یا جلسه را کامل هدایت کرد و گزینه های آن نا محدود هستند:

با روش Impromptu Networking موضوع را مطرح کنید و با ۱–۲–۴-ALL به آن عمیق تر بپردازید
از ۱–۲–۴-ALL برای بحث بر روی پرسش های پایانی Appreciative Interviews استفاده کنید
از ۲۵/۱۰ Crowd Sourcing برای ایده های بالاترین امتیاز دهی۱–۲–۴-ALL استفاده کنید و یا از Open Space Technologyبرای تبدیل ایده های اجرایی مطرح شده به ایده های عملی استفاده کنید.

نکات